前言
我认为高效是一种能力，是用最省力的方法实现既定目标的能力。我不希望为实现目标而把自己累得筋疲力尽。我希望有时间陪伴家人朋友，发展兴趣爱好，得到充足的休息，做自己想做的任何事。
这本书讨论的就是如何用最轻松的方式带来最大的改变或影响。
最骁勇之人也会害怕，最强大的领袖也会偶尔迷失方向，最伟大的人也经历过一次又一次的自我怀疑，也有不为人知的性格缺陷。
身心禅定、冷静果断、善用武器、神秘莫测、另辟蹊径、机敏灵活、自我审视和有备无患的。
我的特点在于我承认这些坏习惯，并在努力改正它们。
它不仅是对成就的颂扬，更是对非凡成就背后那位普通人的欣赏，而那个人与你没有什么不同。
第一章 高效忍者的行为习惯
忙碌未必等于实干。所有工作的目标都是产出产品或有所成就。无论是哪一种都需要未雨绸缪，讲求章法，有计划，有智慧，目标明确，踏实肯干。有时你看似在做，却并没有做。——托马斯·爱迪生（Thomas Edison）
努力让自己变得高效起来，更好地控制工作和生活。就是在这个过程中，我逐渐得出一条重要的结论：时间管理已死。
时间管理是个过时概念
你不得不妥协：事情是做不完的。
事情是做不完的
从心理学的角度来说，闲暇的空间有助你思考，因为你能从狂乱的生活节奏中缓一缓神，重新掂量什么才是真正重要的事情。
总有些业务需要再推进一下，总有些准备工作还没完成，总有些阅读材料需要跟进，总还要做点儿家务
完成工作的感觉超级好，不是吗？那种实现了什么的满足感，那种事情完成了就不会再次出现的喜悦让你兴奋不已
闲暇的空间有助你思考，因为你能从狂乱的生活节奏中缓一缓神，重新掂量什么才是真正重要的事情
我们好像总是绷紧了神经，在一条很长的隧道里寻找尽头的光亮。当你终于看到有光慢慢靠近时，却发现那只不过是个讨厌的家伙拿着火把，走过来给你更多的工作
注意力管理正当时
高超的注意力管理能力才是通往高效的新钥匙。
如何保护和使用注意力，保护到何种程度，如何合理运用策略，这些问题都能决定你的成败
致命的敌人，比如压力、拖延、外界干扰、注意力不集中、没什么价值又必须做的事和恼人的工作习惯等
高效忍者的行为习惯
舍得抛弃计划好的生活，才能迎来新生活。 ——约瑟夫·坎贝尔（Joseph Campbell）
忍者式思维是我们看待工作的方式，而不是具体的工作方法。
我们的工作是决策
职场决策的水平、创造必要“优质思考时间”（quality thinking time）的能力和处理直觉的方法（特别是没有思考时间的时候）定义着职场中的我们。
思考才是我们的工作
职场决策的水平、创造必要“优质思考时间”（quality thinking time）的能力和处理直觉的方法（特别是没有思考时间的时候）定义着职场中的我们
责任心 vs. 反应能力
责任与影响力是相伴而生的。责任本质上也应该为我们带来回报——帮我们创造影响力，以及为企业、社会、家人和自己创造财富和赢得成功的能力。视责任为麻烦，就是视责任为成功的代价，认为我们是以责任换取了成功。事情本不该如此。
高效忍者的思维特点
简单是复杂的最高境界。——列奥纳多·达·芬奇
无往不利
身心禅定
头脑的价值在于创造而非保存思想。
疑人不用，用人不疑，这很重要
要承认，事情是永远做不完的，根本不要追求全部做完。你需要确定的是你选择了正确的事情，一切尽在掌控之中，知道所做之事再难也是可以办到的，便能找到出路。
冷静果断
要做更多、更好的决策，我们还需要慎重选择：进行信息处理，去粗取精，舍末逐本，大小兼顾。冷静果断不仅是一种处理信息的方式，还意味着节约时间、保持专注的能力。
我们做计划时应果断一些，问一问自己：我想要一个怎样的结果？有人曾经解决过这个问题吗？我能求救或者借用、偷学一个方案吗？如何才能尽快扔掉这块烫手山芋、进阶下一个目标呢？
善用武器
进入网上社群讨论效率，犹如买把椅子讨论跑步。——默林·曼 (Merlin Mann), 43folders.com 网站站长及 Inbox Zero 创始人
思考辅助工具和整理辅助工具
SWOT 分析（分析优势、劣势、机会和威胁）就是商务上常用的思考辅助工具
你也可以与别人分享你掌握的信息，久而久之便会发现，你收到的信息和建议是你给出的 10 倍之多。向那些喜欢分享的人学习，分享给那些想要学习的人。
花在科技创新上的时间是“停滞时间”（dead time），你无法利用这段时间完成重要的任务或项目。有人一谈及效率就只说他们刚下载了什么应用，这让我感到担忧。工具能帮助我们思考和整理，却无法取代思考和整理的过程
神秘莫测
你最不该做的就是有求必应。
在项目清单里找出一些你认为可以让别人用不同方法完成的工作，或者你最不重视的工作，把它们分配出去。这就是秘密委托。
人间蒸发”这一概念来自软件开发领域，是指开发者在进入程序编写的“最佳状态”之后便不再回复邮件或其他信息了。此时别人很难找到他们。他们的上级可能因此几近崩溃，但也知道可能有哪个环节正在进展神速
另辟蹊径
要有质疑一切的心，始终寻找能够帮助你进步和创新的机会，用更简单有效的方法做事。
记住，最重要的是你是否完成，没人在乎你是怎么完成的。
机敏灵活
少做承诺，不要安排太多任务：我们总是贪多嚼不烂，甚至经常是一天都在为别人的事奔波。每周或每个月初，先在日历上多留白，把时间留给目前还未知的计划。
自我审视
事实上，蜥蜴脑产生的一个最不好的想法就是，无论我们做什么，都可能暴露自己。
抵触情绪通常都产生于蜥蜴脑，表现为压力、焦虑、害怕失败、害怕成功等各种情绪。这些情绪在大脑里盘旋，告诉我们别动。
冥想是个很宽的范畴，包括静坐欣赏美景、祈祷、自由写作或其他类型的创造性活动、瑜伽，也包括散步（为了散步而散步，而不是为了去某个目的地），等等
有备无患
只有事先准备充分，进而能够迅速做出反应并合理地应对，才能实现机敏灵活。只有储备好能量，才能做到冷静果断。有备无患既包括物质上的准备，也包括思想上的准备。
午餐不是给无能的人准备的
有的时候，你把自己逼得太狠了。你可能会紧紧盯着工作的截止日期，清楚接下来这段时间你会很忙，然后开始全力以赴地工作。你无法照顾自己，也得不到片刻休息时间。从短期来看，这种工作狂模式适合攻克艰难的任务；但研究表明，长此以往，收效是会递减的。
工作中换几次挡，会让你感觉大不同，身体和大脑都能感知到变化。呼吸五分钟新鲜空气再回去工作，比起一边假装工作一边浑水摸鱼有效得多。
曾几何时，做事追求条理、热衷于摆弄工具的人被认为是书呆子，好在让你把内心的那个技术迷释放出来的时代已经到来了。是时候创建和维护自己的系统了。有了这些系统，我们就能一直有所准备，做到见招拆招
练习：自我评估
忍者式思维是由上述几个特点体现的：身心禅定、冷静果断、善用武器、神秘莫测、另辟蹊径、机敏灵活、自我审视和有备无患。
忍者不是超人……只是偶尔看着像
世上本无事，庸人自扰之。——《新唐书》
对忍者来说，就算是以往最普通的任务也是寻找乐趣、有所发现和实践练习的机会，是把内心的技术迷释放出来的机会。
我们可以追求完美，然后失败，但我们还可以追求身心禅定、冷静果断、善用武器、神秘莫测、另辟蹊径、机敏灵活、自我审视、有备无患，然后成功。是，我们是会犯错误。不，我们不会完美。但我们能以你从未想过的方式提高效率。
第二章 压力从何而来
对抗压力最有力的武器就是转换思维的能力。
保持长期、持续的高产需要专注而又放松、身心能够保持平和，而压力是达到这种状态的主要障碍。
心理合约
是心理合约影响着我们工作中的幸福感、积极性和自我价值感，从而影响着整个团队和公司的士气。心理合约挑战着我们对自我价值和自己如何被评价的认知，也往往是造成压力的根源。
实际上，除了挣口饭吃，我们还想体现价值，希望所做之事有一定的意义。
我认为他们真正的追求是经济自由，而实现经济自由的根本原因是人们能够选择从事的事业。
压力的表现
焦虑源于缺乏控制感和组织性，也源于缺乏准备和行动。
通过改变行为，我们可以减轻身体承受的压力，也只有这样才能提高效率。
认清压力的导火索
花十分钟把可能的压力扼杀在萌芽状态，要比因为没有先发制人而要花几个小时、几天甚至几个星期才从压力里挣扎出来好得多。
带来压力的不是巨大的工作量，而是对工作的不清楚、不明确。
人生中最大的错误就是一直害怕犯错误。——阿尔伯特·哈伯德（Elbert Hubbard）
清晰之于平静，如同模糊之于压力。
压力不是 CEO 专属的
压力不是职位等级能够决定的，它取决于工作或处境有没有制造压力诱因的可能和我们自己的应变能力。
是时候重拾判断力了
- 我完蛋了。（不，不会的。）
- 别人都比我做得快，比我成果多。（知道真相后，你会哈哈大笑的。）放松，没那么严重。
压力的对立面
轻松高产的工作动力和控制感。这个目标能让你保持平静，更可能有规律地进入身心禅定的状态。
压力是一种茫然无知的状态，认为每件事都十万火急。一切都没那么严重。放轻松。——娜塔莉·戈德堡（Natalie Goldberg）
练习：消除压力诱因
缺乏控制感：花五分钟清理桌面，为工作腾出空间。
你是忍者吗？
- 忍者克服工作压力的方法是有所准备，果断处理工作任务。
- 忍者非常谨慎，能够发现主要的压力来源并与其做斗争。
- 忍者知道如何实现身心禅定：冷静果断、有备无患、自我审视。
第三章 注意力管理
- 根据注意力水平安排工作
- 保护注意力不被打扰
- 通过提高大脑效能，延长注意力集中时间
- 挖掘新的“注意力资源”
在知识型工作的时代，你不仅是员工，还是老板
知识型工作的要求不是执行某一个特定的功能，而是通过信息来增加或者创造价值。
老板员工一起当
决定做什么工作（老板模式）
- 做工作（员工模式）
- 处理最新信息内容（员工模式），根据信息决定是否调整优先事项的顺序（老板模式）
注意力究竟是什么
注意力是有限的
以下是我在工作日的常态。
区分想与做，分清老板和员工
- 根据自身注意力水平安排工作。
- 尽可能保护注意力免受自己分心和他人打断的影响。
- 尽可能提高注意力水平，把不积极型注意力“提高”为积极型注意力，把积极型注意力变成主动型注意力。
- 尽可能从过去找不出额外时间和精力的事情中多挤出一些注意力和时间。
把特别困难的工作留到主动注意力期间完成，把紧张但容易做的事情留到积极注意力期间去做，留着简单枯燥的任务，到其他事情做不下去的时候再去处理。
如果你一直处于注意力不积极或积极的状态中，却对下一步会发生什么、该怎么做没有预测和规划，那么你很快就会变得思路不清晰，感到压力，拖延症发作，甚至做出糟糕的决定。
为此，你要把主动型注意力首先用于工作中的思考环节，而不是具体的实施环节。
我想把主动型注意力留给需要全力做好的工作，在积极或不积极型注意力期间再去做不需要全身心投入的工作。
达到能保持平静和控制感的最佳思考状态需要同时具备两个条件：处于主动型注意力最集中的时期，以及专注于思考，直到思考自然结束。
我们无时无刻不在与来自我们自己的干扰做斗争。
永远不要买报纸或在不必要的媒体上消费精力。
“信息 DJ”就是那些热衷于策划、编辑，把没用的部分去掉，只给你内容提要或最好的部分，引导你思考的人。
耐心是美德。你不需要看起来很拉风，即便真想，也没人真的在乎。
你极富创造性的大脑会想出几百种方法让你避开太过枯燥、没有挑战或缺乏成就感的事情。要一直留心观察自己有哪些逃避策略，然后开始消除它们。
开会尤其能让你把时间花在对别人而不是对自己重要的事情上。
设置一个防干扰的明显标志
了解大多数信息都没什么价值
以下才是持续提高注意力水平的黄金三件套：充足营养、体育锻炼和冥想。
当生活陷入危机，不管是受到猛烈的抨击还是压力郁积，我首先做的就是回到根本问题上——我吃得好不好，睡得足不足，每天有没有锻炼身体和大脑。
冥想不过就是坐下来，什么都不做，耳听寂静。开始会有不安，但你逐渐就能学会享受它。
允许自己在晚间和周末停止思考——不要向压力屈服，让自己总是加班，导致身体过度劳累。记住，停止思考是为了提高效率。
挖掘额外注意力资源：可以合并的任务
第四章 忍者式邮件处理法
信息超负荷已经极大地威胁到了我们的工作效率。我们关注的信息越多，我们的注意力就越有可能从真正需要关注的事情上转移。
让我感到压力最大的不是知道自己错过了什么重要的事情没做，而是不知道自己错过了什么重要的事情没做。
保持联通不需要太多思考，定义信息意义才需要
当我们关注的事情超过一件，而且感觉到信息超负荷时，我们的本能反应是想要感觉忙一些，这样才能感觉自己在进步
我们就是这样对“保持联通状态”上瘾的。而让我们真正上瘾的，其实是用最少的思考制造高效的假象
把收件箱清零的思维习惯
邮件的终点是行动：或回复，或阅读后归档，或删除。
建议关掉所有提示音和图标。这样，你就可以只在需要时查看收件箱，不受收件箱的干扰。
每次打开收件箱，你的思维状态都不应该是去查看新内容，而应该是去做决定，做好邮件归类的准备。
D 字处理法
你收到的每一封邮件只有 7 种可能的处理方式，是不是清楚多了
- 删除（Delete）或归档
- 马上处理（Do it now）——如果两分钟都用不了，就立刻处理掉）
- 稍后处理（Do it later）
- 判断（Decide）无须处理的邮件，归档以供参考或备用
- 委托（Delegate）他人处理
- 推迟（Defer）判断是否需要处理（通常情况下，将其添加到日历里）
- 判断（Decide）该邮件不需自己处理，但想跟进他人完成
以上就是处理每一封邮件时唯一需要做出的决定。我想说的是，大部分人都会拖延，不及时做出决定，以至于有价值的信息都淹没在早就该删除的邮件中
这是经常发生的情况。所以，不要想“80 比 20”，而是“800 比 20”。因为每 800 封邮件里，可能只有 20 封是重要的，其余 780 封可以被删除、归档，或者最多花几秒钟回复一下
在“茶水间有蛋糕”等通知、自动提醒、群发和参考信息类的邮件中把它们找出来。
我们太过看重每一封邮件了，真正重要的其实是收件箱之外的行动和信息。
邮件不能创造价值，创造价值的是邮件里的信息、承诺和行动。
收件箱里的三个空间
- 执行文件夹——存放正在进行的工作
- 参考图书馆——存放处理完毕的过时邮件，以备不时之需
- 收件箱主场——接收新邮件
把有用的邮件放到三个“执行文件夹”中：行动、阅读和等待，将它们置顶。
参考文件夹里的内容都是不可为事项。里面只有参考资料和将来可能用到的信息。
文件夹变少以后，检索文件时可以找的地方变少了，邮件反而更好找了。
- 整理模式——在收件箱里果断地删除、归档和决策。
- 执行模式——在执行文件夹里行动、回复、阅读以及跟进等待别人完成的工作。
CORD——你的高效绳索
收集、整理、回顾和执行
回顾工作需要我们做日常检查和每周检查。做这两种检查的目的是为了控制注意力和专注力的导向，只把注意力和专注力投入追求效率最大化、自我审视和机敏灵活的行动中去。
从不知道自己不知道到不知道自己知道
忍者需要自我审视，定期审视自己哪些方面做得好，哪些方面进展得不好。这就需要我们定期回到“知道自己知道”的阶段，找出需要提高的地方。
如何使用 CORD 高效模型
如果 CORD 四个组成部分中有任何一个没有得到足够的关注，我们就会立即感觉到压力。以下就是为什么同时旋转四个盘子对我们来说至关重要，以及如果有一个或多个被忽视，我们的压力水平会有什么变化
我们都需要对自己的工作流程进行反思，特别是从信息输入到任务完成这个过程。
你的高效绳索有多结实
CORD 高效模型能够让你回答这个问题：“我能毫不怀疑地说我现在做的工作就是我最应该做的吗？”
你的第二大脑
人类需要颠覆性的思维方式才能生存下去。——阿尔伯特·爱因斯坦
第二大脑的样子第二大脑包括以下几个基本要素，在接下来的章节中我们还会说到。
- 记忆
- 工作任务清单
- 这些工作任务背后的宏观项目清单
- 其他清单和参考信息——基本就是将来可能用到的内容智慧
- 一系列能够帮助你做好决策、保持思路清晰并减少压力的问题
- 检查表和例行程序，用于定期（每天和每周）检查第二大脑里的所有内容直觉
- 一系列进行自查的问题，其目的是提高警惕、加强反思，定期回到“知道自己知道”和“知道自己不知道”阶段·“思考工具”，用于帮助自己保持果断，关注事情的重要部分，而不是一味迎合自己保持“忙碌”的需求
一旦对第二大脑产生了信赖感，你就会由内而外地感到平静。你的思绪就处于此时此刻，而不会到处游离：你会专注于当前需要完成的事，即使知道还有工作可能需要处理，也不会感到忧虑。如果你很少做这样的准备、体验这种程度的控制感，其感觉是难以想象的，就像你不相信收件箱也可以清零
第六章 收集阶段
想法无处不生。——阿尔弗雷德·希区柯克（Alfred Hitchcock）
掌控一切的前提是知道“一切”指的是什么
所以不要试图过滤自己的想法，要让收集这个阶段在没有任何干扰的情况下进行：在整理阶段，你可以随意否定捕捉到的想法，但捕捉之前不可以。只要有想法，就抓住它。
想法
善于把模糊的想法变成具体的思考是非常宝贵的能力。
一般情况下，把想法都捕捉起来，并把它们托付给自己信任的第二大脑，就足够我们完成思考，转而关注如何行动了。
想有好的想法，最可行的办法就是先产生许多想法
唠叨
不管你怎么想，都是在做无用功
每个人的大脑都会唠叨，我不信你能把它们全部消除，但是你可以形成一套功能完备的系统。在这个系统中，你可以借助第二大脑掌控每一件事，并根据检查表在对的时间做对的事，从而减少大脑里时不时冒出来的唠叨
我们有两种方法可以甩掉唠叨。一种是使用忍者的决策技能把唠叨迅速转化为行动，一种是收集唠叨，放到系统里，稍后再回来处理。
你可以试着把所有想法都写到纸上。不管是什么，不管你喜不喜欢，都可以写下来——你也可以几分钟后就把纸撕掉。把唠叨外化，从大脑中拿出来，放到客观更容易把握的纸上，这个动作本身就需要沉思
随时随地捕捉
不管你在哪，不管你在做什么，你都需要一个储备场所来帮自己捕捉随时出现的想法。
和老板谈话
谈话结束后，你要回想一分钟，整理一下思绪——把回忆起来的内容都放进第二大脑，稍后再做整理。
收集点
决策才是“整理”习惯的基础。
你是忍者吗？
身心禅定是思维清晰的结果。忍者能掏空所有想法，把它们都储存到自己信赖的第二大脑里。
第七章 整理阶段
年轻时，我追求自由；年老时，我注重秩序。我最大的发现就是，自由源于秩序。——威尔·杜兰特（Will Durant）
三个层次的清单
整理阶段的首要目标是确保员工自己有所准备，明确自己的承诺并有信心去完成。
我们下面就将按照任务的不同水平设置三个不同层次的清单，垫起第二大脑的基石
- 项目清单
- 主要行动清单
- 日常待办清单
项目清单
项目，无论大小，就是任何需分几步完成的工作。
项目清单不一定非常具体，它的主要作用就是确保你至少一周有一次是在关注战略层面的情况。
我想实现什么样的结果？
- 怎么衡量成功与否？
制作项目清单这种行为的首要目标就是迫使你每周花几分钟进行必要的思考，明确自己的承诺，做到清晰和明朗。
项目是没法付诸实践的，只有行动可以，而那就是主要行动清单的责任。
一张纯粹的、检查表式的项目清单能帮助我们进行老板模式的思考，也可以把我们同工作模式的自己划清界限，让我们在开足马力前进的时候不至于被宏观层面的因素分心。
主要行动清单
主要行动清单是你看一眼就知道该用现在的主动型注意力做什么的地方，你同时也会知道等一会儿大脑转不动了，或者注意力越来越不积极的时候该做些什么。
系统——特别是主要行动清单——是老板模式和员工模式相交处最富个性化的领域。
主要行动清单以行动为导向。清单上的语言都应该是鼓励你完成某一行动，而不是敦促你思考的。
主要行动清单里的应该都是你一有时间就可以去做的具体事务，这样你才能确保自己一有空就做出最佳的知情选择。
记住，想要继续做事情的时候，我们就要尽量避免太多的思考，否则很快就会陷入模糊和不确定当中。
整理主要行动清单
办公室—主动型注意力
办公室—积极型注意力
办公室—不积极型注意力
这条法则很简单：你觉得任何能或可能在两分钟之内完成或推进的事情都应该立即处理，不应该添加到主要行动清单里。
不断地更新系统不仅是自然而然的做法，而且是非常有用的习惯，它能让你反思不断变化的世界，也就是你的优先事项、责任和生活。
日常待办清单：忍者的双刃剑
日常待办清单里都是你今天需要关注的内容。你可以把主要行动清单想象成一个装满衣服的衣橱，然后把日常待办清单想象成你今天要穿的衣服。
一天之始是你最神清气爽的时间，所以你很容易高估自己，把日常待办清单塞得满满当当，低估每件事的用时，轻视注意力水平的起伏，甚至都没考虑到一天中还可能有新的内容需要处理。
在午餐时间，或者一天中另选一个时间，你应该重新确定一下自己可以完成的事项。效率是由工作动力决定的，你万不可把自己的清单变成压力的来源。
等待清单：忍者的秘密武器
等待清单是一个巧妙、隐秘的小工具，能帮助忍者解决其他人不作为的问题。其原理很简单：用清单跟进做不完工作的人，确保他们完成你希望完成的事。
忍者的决策
整理阶段的目标就是掌握所有捕捉和收集到的新内容，不让你有信息超载的感觉。
记住：思考是有史以来最难的工作。
CORD 流程图：一步一步来
有值得付诸行动的吗？有
下一步该由我处理吗？是
- 下一步具体行动是什么？
自己为自己规定截止日期不可能有约束力——我们潜意识里知道，即使没有按期完成任务，也不会有任何后果。
第二大脑放在哪
如果清单变乱，就撕掉
- 日常待办清单
- 主要行动清单
- 等待清单
- 项目清单
- 创意园
Pocket Informant
- 最好选择你正在用的，而不是你认为应该用的。
完美是你的敌人，“实用就够了”才应该是你的准则。
第八章 回顾阶段
为了更好地利用知识，我们既要统观全局，又要注意细节，还要学会寻找联系。
忍者认真对待思考，而且能把思考和执行分开。
你可以把回顾阶段想成老板和员工一起坐下来筹划安排工作。这是你自己对自己进行的上下级管理和监督，会议安排和思考时间合二为一。
周检查表
每周留出一至两个小时专注思考的时间，就能保证我们这一周都有轻松、高产的工作动力和控制感。
日检查表
谨防生活碌碌而无为。——苏格拉底（Socrates）
做日检查，就是在短时间内进行专注的思考——大约 5 分钟——为一天的活动做好准备。这也是你创建每日待办清单的时间：看一遍主要行动清单，选出当天能做的事情。
不要想，尽管去做
使用周检查表和日检查表最好的一点就是能把想和做分开。每周你只需几个小时就能完成所有的思考，把剩下的时间留给执行。你的员工模式因而非常清楚都需要做什么，唯一要做的决定就是什么时间执行，而不是为什么和怎么执行。
舍枝节，顾大局
每周五下午做一次周检查能让你切断与工作日的联系，安心享受计划好的周末。
可行的项目管理
很多人分不清项目管理和项目规划，喜欢甚至依赖于使用项目规划软件或复杂的图表，而真正重要的其实是能在相对稳定的时间内对计划进行管理、检查和再调整，从而保证事情的灵活性，使其有利于最终结果的实现。
周检查表的构成
- 清空收到的所有信息
- 更新第二大脑
- 提前计划
- 做好准备
- 提出问题
所以我们此时的第一步就是把所有事情整合到一起：邮件、会议笔记、忙碌的一周中新出现的唠叨和点子，和老板谈话时记下的行动和想法，或任何介于两者之间的内容。
你必须思考下周都需要哪些东西，需要和什么人谈话，主动注意力可能在哪些时段出现
我的问题一般必须包括注意力、决断力、抵触情绪、健康和幸福等话题，但每个人都是不一样的。定期问自己一些宏观问题能够帮助你认识自己，让你不管是在提高效率还是在生活方面都更谨慎。
应该在何时做周检查
一周找出一次机会，安排两个小时。在此期间，你最好具备主动型注意力，而且精力充沛。
找一个可以把纸都摊开的地方，但更重要的是那里不太会有打断自己、让自己分心或其他影响注意力的事情发生。
日检查表的构成
如果做周检查是思想上的深海潜水，目的是确保自己的系统和大脑协同一致，那么日检查就是用脚趾点水，为的是测试水温。
日检查表包括 5 个自问的问题。回答这 5 个问题需要的时间一共不会超过 5 分钟。
- 日历：今天我的日历里有什么？未来几天之内有什么事情快到截止日期了吗？
- 大石头：今天做完哪些任务才算圆满呢？一天之后能把哪些任务划去呢？有没有两三块“大石头”需要我额外关注，需要我翻起来看看底下有什么？
- 抵触情绪：在这些任务中，我最有可能不愿意做哪个？为什么？（发现这样的任务之后，把它挪到今日清单里的第一项，在你头脑清醒的时候完成它。一天中最难做的事情都做完了，接下来就轻松多了。）关于大石头和抵触情绪，我们到下一章再细说。
- 注意力管理：在这些任务中，哪项任务需要我高度集中，投入主动型注意力？哪些可以在不积极型注意力期间完成？（用这个问题决定你今天的日程框架。）
- 依赖性：我选择要做的这些事需要什么特定的时间、人或资源才能完成吗？（换句话说，完成这些任务的时候有什么是必不可少的吗？）
时间、注意力、优先事项、策略和注意事项——只思考短短 5 分钟，你就能确定一切。
执行阶段的妙处
员工忍者的仪表盘
- 主要行动清单或每日待办清单
- 日历
老板忍者的仪表盘
- 主要行动清单
- 日历
- 项目清单
- 等待清单
- 创意园
执行的习惯
- 注意力管理
- 决策原则
- 执行技巧
注意力管理方法
成本有两重：你不仅要投入时间，还要投入注意力和精力。有一个很好的办法能够把设置所用的时间和注意力降到最低，那就是设置大块任务，而非分解过细
实干者的决策原则
帕累托法则能够提醒我们，不是所有行动都有相同的价值。有些事情完成后能够产生持久而深远的影响，但其他事情可能完成后就会被遗忘。
帕金森定律（Parkinson’s Law）表明，只要还有时间，工作就会膨胀，直至占用所有的时间。
你越不要求自己做完美主义者，越能把效率提高到自己意想不到的水平。
你可以使用侯世达定律提醒自己少做承诺，使用帕金森定律鼓励自己勇于改变，明确界限或时间限制，最后使用帕累托法则给事情划重点。人生很短暂。
我们每天的注意力几乎都被小石子、沙子和水占用了。邮件和信息输入只不过是小石子。而大石头是主要行动清单里的事情。要完成它们，我们必须投入主动型注意力和大量的精力，可能还要展开尴尬的谈话，处理大量难办的事情。大石头才是我们应该优先安排的。用“我今天的大石头有哪些？”这个问题开始新的一天，然后果断地把注意力放在大石头上，特别是具备主动型和积极型注意力时。让小石子、沙子和水分散到大石头周围，不要一整天只往瓶子里倒水。
不管你做的是什么，只有被目标群体使用，它才有价值。
让手里的东西一点点趋于完美（到完美为止，你的产出还没有被任何人使用过）还是立即将其推给客户？总体来说，后者是非常好的思维模式。
其实，你做多少没关系，最终重要的是你向外界传递了多少。
具体执行技巧
比“多任务处理”更好的做法是“一次处理一项任务”，即“单线工作”（monotasking）。
拿出主动型注意力最旺盛的一小时处理自己逃避的工作。
另一种设置能量小时的方法就是思考下面这个问题：“哪一项活动，如果今年每天坚持做一个小时，能够让我现在扮演的角色取得成功？”
能量小时能够让你找到要坚持的东西，不断壮大自己，把有意识的选择内化成无意识的习惯，最终实现目标。
更多执行技巧
为了减少准备时间耗费的注意力和精力，把相似的任务集中起来一次性处理是个明智之举
批量处理能够让你有一种顺流而下的感觉，工作动力越来越强。你会发现这样做比从一个任务跳到另一个任务上更有效率。
真正让我们实现高效的秘诀，也是执行技巧中最佳的一个，就是不要在自己讨厌的岗位上耗太长时间。
项目是什么
项目就是你要做的任何需要多个步骤（行动）或超过一周才能完成的事情。
你要追求的是实现灵活管理，而非过度准备。所以，一定要计划少一些，后续检查和监督多一些。
五大节点式项目管理模型
日常项目管理的最佳结构是 20% 的规划加上 80% 的管理、调整和控制。
你只需要为项目管理设置五大节点：
- 立项
- 起步
- 中点
- 完成
- 庆祝
立项就是准备好所有资源，确定整个项目的宏观框架
让会议充分发挥作用的法则
把 40% 的注意力放在会前准备上，开会前把每件事都安排妥当；把 20% 的注意力放在开会上，也就是所有人聚在一起的那段时间；最后再把 40% 的注意力放在处理后续事情上。
在咖啡或午饭时间前后设置困难议题
第十一章 工作动力
身为忍者，我们还要与一个敌人做斗争：我们的抵触情绪。
抵触情绪
你在工作中投入的感情越多，对自己管理的行动期望值越高，你的抵触情绪越有可能阻碍你、打乱你、摧毁你。
- 做事完美主义。
- 为现在就可以做的任务组织一场会议。
- 工作完成后花很长时间调整字体、风格和标题。
- 花好几个小时调查和收集数据。
- 排除有争议或有趣的部分。
- 过度整理。
- 害怕改变。
- 批判想要创新或做出改变的人。
- 比起内容，更担心字数。
- 强迫症似地检查自己的工作。
- 向他人询问反馈，实则是想找心理安慰。
- 本可以勇敢一点和人交谈，却只是去泡了杯茶。
- 玩手机上的效率应用，而不是真正提高效率。
[ ] todo 史蒂芬·普雷斯菲尔德《艺术之战》一书的主题就是我们内心的抵触情绪，以及如何才能消除它
任何形式的创造力——我用的是这个词最宽泛的含义，以涵盖你做的大部分工作——都是大脑里两种本能对抗的结果。你那个更聪明、更发达的人类脑渴望成功，渴望把工作和想法传达出去；而蜥蜴脑——所有抵触情绪的根源——如果看到你要做从未做过的事情，就会担心你这样做会带来什么后果。它担心生存和安全。遇到大事时，它会选择舒适，不愿选择尝试。
抵抗并战胜抵触情绪
捕捉收集大脑里的想法，让抵触情绪有机会暴露在阳光下。
你可以把“如果出错了会怎么样”这个典型问题换成“如果一切顺利会怎么样”。出于恐惧，我们总是设想可能的失败，因此意识不到我们的做法可能大获成功。
让你的抵触情绪倾吐心声。拿出一张 A4 纸，让你的抵触情绪写一份“反对清单”，把它喊出来的那些反对原因都写上去，用这种方式让它消耗殆尽。写完之后，在下面简单写一个“赞成清单”，你很快就能恢复控制。
用更好的声音淹没抵触情绪的噪音
- 喝水
- 跑步 10 分钟
- 洗澡
- 吃早餐
- 先处理一天中最难的任务
- 完成日检查表
记住，抵触情绪渴望舒适和安全。在漂亮、惬意的环境里做最难做的工作能让抵触情绪误以为一切都好，不会担心生存问题。
你需要反完美
但凡追求完美，都是无谓地浪费时间。
追求完美不仅是无谓地浪费时间，还会给抵触情绪更多的时间伪装自己，而且伪装得越来越复杂。我们内心的完美主义是抵触情绪的一种反应，它也能反过来让抵触情绪更强大。
形成属于你自己的工作动力
要学习，总是有新东西可以学；要提高，总是有机会可以提高。
你会怎么做
你不需要一开始就迈出一大步，但你的确需要开始，而不是像旁观者一样一味点头。
一切皆有可能，一切。你的局限不是技能或时间，而是想象力。
空谈是没有用的，只有行动最重要。